7 Herausforderungen bei der Software Einführung & wie man sie löst

Ihre neue Software bietet großes Potenzial – zur Steigerung der Produktivität, zur Freisetzung neuer Innovationsebenen und… zur völligen Störung der Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter. Ohne einen umfassenden Plan können Herausforderungen bei der Software Einführung Ihr Projekt völlig zum Scheitern bringen und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter ersticken.

Wie können Sie die größten Herausforderungen bei der Software Einführung vermeiden?


Eine erfolgreiche Implementierung beginnt mit einem klar definierten Plan. Dazu gehört das Verständnis dessen, was die Software wirklich leisten kann, die angemessene Vorbereitung Ihres Projektteams, die Vorwegnahme der Mitarbeiterbedürfnisse und vieles mehr. Je besser Sie vorbereitet sind, desto geringer sind die Herausforderungen bei der Software Einführung. Hier besprechen wir einige der größten Herausforderungen bei der Software-Implementierung und wie man sie vermeiden kann.

1. Falsche Erwartungen

Ihr Projektteam wird eine Vielzahl interner Interessenvertreter umfassen, wie z. B. Projektmanager, Teamleiter, Produktmanager, Marketing Manager und Fachexperten. Das Projektteam wird eng mit dem Anbieter zusammenarbeiten, darunter Entwickler, Designer und Projektmanager auf Anbieterseite. Der Softwareanbieter muss während des gesamten Implementierungsprozesses transparent und ehrlich darüber sein, was er realistischerweise liefern kann. Wenn Sie zum Beispiel erwarten, dass sie sehr praxisnah geführt werden und Sie einen weniger aufmerksamen Support erhalten, kann es zu Konflikten kommen. Wenn Sie den Eindruck hätten, dass die Software eine gewünschte Fähigkeit hat, die sie aber in Wirklichkeit nicht hat, könnte das im weiteren Verlauf zu Problemen führen. Um sicherzustellen, dass Ihre Erwartungen während des Implementierungsprozesses erfüllt werden, muss es eine starke Kommunikation zwischen Ihrem internen Projektteam und dem Anbieter geben. Durch die Definition der Meilensteine und Ergebnisse, die während der Planungsphase erforderlich sind, wird die Erfüllung der Erwartungen in der Implementierungsphase ein wesentlich reibungsloserer Prozess sein.

2. Daten, Daten, Daten…

Meistens erfordert Ihre Software-Implementierung die Migration von Daten aus einem bestehenden System in das neue System. Die Gewährleistung der Datenintegrität während des gesamten Prozesses wird von entscheidender Bedeutung sein, so dass das Verständnis dafür, welche Daten systemübergreifend übersetzt werden können und welche nicht, im Vordergrund stehen sollte. Wenn Sie den Grad der Kompatibilität zwischen den jeweiligen Systemen verstehen, können Sie besser sicherstellen, dass die Daten sicher sind und bei der Migration keine Daten verloren gehen oder zurückbleiben, sowie dass die Datenschutzstandards eingehalten werden. Die Gefahr – wenn Sie während der Migration nicht genau auf die Datenintegrität achten – besteht darin, dass Sie wichtige Informationen über Kunden verlieren könnten. Wenn Informationen während einer Übertragung verloren gehen oder falsch interpretiert werden, könnten die Daten kompromittiert und unzuverlässig werden. Während der Implementierungsphase muss das Projektteam weiterhin die Integrität der Daten überprüfen, wobei möglicherweise ein Dritter hinzugezogen werden muss, um die Anforderungen zu moderieren und sicherzustellen, dass sie erfüllt werden.

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3. Mangelnde Bereitschaft im Projektteam

Das Projektteam muss auf übergeordnete Ziele, Prozesse und Zeitvorgaben ausgerichtet sein. Jedes Mitglied muss bereit sein, die Interessen seiner Abteilung oder seines Teams zu vertreten und gemeinsam an der Entwicklung des Implementierungsplans zu arbeiten. Zur Vorbereitung der eigentlichen Einführung gehört auch die Festlegung, wie viel Vor-Ort-Support der Anbieter in den ersten Tagen und Wochen, je nach Umfang der Einführung, leisten muss. Eine weitere Aufgabe des Projektteams besteht darin, einen Rahmen für die Identifizierung und Lösung gemeinsamer Benutzerprobleme zu schaffen. Mit solchen Erkenntnissen haben Sie einen klaren und genauen Überblick über die wichtigsten Usability-Herausforderungen und sind in der Lage, eine Lösung schnell zu implementieren.

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4. Mangelnde Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter

Bei der Implementierung neuer Software kann es Widerstand von Mitarbeitern geben, die mit dem bestehenden System zufrieden sind und keine neuen Prozesse erlernen wollen. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Mitarbeiter umfassend auf die Veränderungen vorzubereiten. Setzen Sie einige Zeit vor der Implementierung an, um ihnen die Vorteile der neuen Software zu zeigen. Klären Sie, warum sie für ihren Arbeitsalltag notwendig ist und wie sie die Effizienz und Qualität ihrer Arbeit verbessern wird. Wenn Sie den Mitarbeitern genug Zeit geben, sich mit der neuen Software vertraut zu machen, werden sie sie annehmen, anstatt sie abzulehnen.

5. Fehlende Unterstützung durch den Dienstleister

Abgesehen davon, dass er vertraglich verpflichtet ist, die Implementierung zu überwachen, sollte der Anbieter, der die Software liefert, als Partner im Projekt gesehen werden. Dessen Fachwissen wird für die Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs entscheidend sein. Offene Kommunikationswege können dazu beitragen, dem Gefühl entgegenzuwirken, dass der Anbieter nach der anfänglichen Einführung verschwindet. Der Kundenbetreuer und das Entwicklungsteam des Anbieters sollten für die Beantwortung spezifischer Fragen zur Verfügung stehen, bei Bedarf Fachwissen und Unterstützung bieten und mit Ihrer IT-Abteilung zusammenarbeiten, um etwaige Probleme schnell zu lösen. Der Aufbau eines guten Verhältnisses zu Ihrem Kundenbetreuer ist ein guter erster Schritt. Durch den Aufbau einer freundschaftlichen Beziehung wird die Zusammenarbeit zur Lösung von Problemen, die auf dem Weg dorthin auftauchen, viel einfacher und weniger stressig sein.

6. Unzulängliche Software-Schulung

Schulung sollte eine der obersten Prioritäten bei der Implementierung neuer Software sein. Denn wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie man damit umgeht, was bringt es dann, sie zu haben? Die Mitarbeiter müssen nicht nur den potentiellen Wert der Software verstehen, sondern auch, wie sie diesen Wert in ihrem Arbeitsalltag einbinden können. Das Projektteam hat zwei Aufgaben. Erstens, den Wert der neuen Software zu kommunizieren und zweitens, einen effektiven Einführungsplan zu entwickeln. Dazu sollte ein System gehören, mit dem die Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, Kernprozesse zu erlernen und Funktionen mit Zuversicht zu nutzen. Es kann hilfreich sein, „Super-User“ zu ernennen, die zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten und bei der Lösung von Problemen zu helfen. Eine digitale Plattform ist ein bewährtes Mittel, um neue Software-Benutzer schnell und mit minimaler Unterbrechung an Bord zu bringen. Indem sie die Benutzer mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen am Ort des Bedarfs durch die Plattform führen, können Mitarbeiter im Arbeitsfluss lernen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter lernen können, ungewohnte Prozesse selbständig zu erledigen, während sie ihre Arbeit tatsächlich ausführen. Anstatt Zeit im langen Schulungen zu vergeuden und dann zu versuchen, sich an alles Gelernte zu erinnern, stellen kurze Schulungsvideos sicher, dass alle notwendigen Informationen und Ressourcen jederzeit zugänglich sind.

7. Sinkende Produktivität

Es besteht ein hohes Risiko, dass die Produktivität während einer Software Einführung abnimmt. Dies ist nicht nur eine Bedrohung für den RoI der neuen Software, sondern kann auch zu einer sinkenden Moral unter den Mitarbeitern führen. Schulungen und Frage-Antwort-Runden können Ihnen helfen, diesen Produktivitätsrückgang zu verhindern, indem sie die Zeit bis zur Kompetenz der Mitarbeiter bzw. die Zeit, die sie benötigen, um Aufgaben in der optimalen Geschwindigkeit zu erledigen, verkürzen. Kurze Schulungsvideos erreichen dies durch kontextabhängiges Lernen, das maßgeschneiderte Anleitung und Echtzeit-Unterstützung auf der Grundlage der aktuellen Bedürfnisse des Einzelnen bietet.

Der Teufel steckt im Detail

Die Implementierung einer neuen Software-Plattform ist eine große Aufgabe, die eine detaillierte Planung erfordert, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wenn Ihre Planung effektiv ist, sollte dies bedeuten, dass Ihr Team richtig vorbereitet ist, dass die Software den erforderlichen Vorschriften entspricht und dass entsprechende Erwartungen gesetzt wurden. Planen Sie Zeit für eine angemessene Einarbeitung ein, damit Ihre Mitarbeiter die Software bequem und sicher bedienen können. Schulungen sollten als ein kontinuierlicher Prozess betrachtet werden, bei dem detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Zeitpunkt der Notwendigkeit angeboten werden, um die Arbeit der Mitarbeiter so wenig wie möglich zu stören.

Sollten Sie Hilfe bei den Herausforderungen bei der Software Einführung benötigen freuen wir uns, wenn Sie sich mit uns in Verbindung setzen. Wir helfen Ihnen weiter.