Erfolgreiche Einführung eines ERP Systems in 5 Schritten

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Ein ERP-System ist in vielen Unternehmen essentiell für den reibungslosen Ablauf der internen Prozesse. Oft wurden die Systeme einmal extra für das Unternehmen angefertigt und laufen über Jahre hinweg stabil. Doch nach Jahren der Verwendung ist die Software von ihrer Technologie weit überholt und nicht mehr konkurrenzfähig. Es treten mit der Zeit immer Probleme auf, die eine Ablösung des aktuellen Systems notwendig machen. Diese wird von Unternehmen aber häufig immer wieder hinausgezögert, da ein solches Projekt mit diversen Risiken verbunden ist. So wird oft viel Geld ausgegeben, ohne eine tatsächliche Optimierung zu erreichen.

Doch auf kurz oder lang ist das keine Lösung.

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Die IT-System Beratung von mcontext hilft Ihnen bei der Analyse, Projektierung und Implementierung von neuen IT-Systemen und bei der erfolgreichen Einführung eines ERP Systems

Schritt 1: Readyness Assessment

Im ersten Schritt sollte man sich bewusst machen, ob ein neues ERP System überhaupt benötigt wird. Hierfür sollte man die folgenden Punkte überprüfen um eine erfolgreiche Einführung eines ERP Systems zu gewährleisten:

Produktivität

Die Produktivität ist einer der wichtigsten Anhaltspunkte für ein Unternehmen. Nimmt diese jedoch stetig ab, da z.B. Verwaltungsprozesse immer umfassender werden und viel Zeit in Anspruch nehmen, sollte man über einen Wechsel der ERP-Software nachdenken. Werden manche Geschäftsprozesse nicht mehr richtig abgebildet, entwickeln Mitarbeiter oft Workarounds, was zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt.

Flexibilität

Unternehmen entwickeln sich über Jahre immer weiter und wachsen. Wenn die Software jedoch nicht skalierbar ist, wird es immer komplizierter neue Prozesse hinzuzufügen oder bestehende zu ändern. Hinzu kommt, dass viele herkömmliche ERP-Systeme einen Zugriff nur am Unternehmensstandort oder über Standleitungen zu den Niederlassungen gewähren. Auf moderne ERP-Systeme kann aufgrund von Cloud-technologie von überall zugegriffen werden, egal ob man im Büro, auf Geschäftsreisen oder Zuhause ist. Eine erfolgreiche Einführung eines ERP Systems lässt sich für alle Bereiche durchführen.

Zufriedenheit der Benutzer

Eines der deutlichsten Zeichen, dass ein neues ERP-System benötigt wird ist die Zufriedenheit der Benutzer. Wenn die Mitarbeiter nicht mit dem System zurechtkommen und nicht mehr wissen warum sie das System verwenden, versuchen sie Wege zu finden dem System auszuweichen. Das System sollte deckungsgleich mit den Prozessen der Firma sein. So kann auch eine effiziente Verwendung der Mitarbeiter gewährleistet werden.

Abdeckung der Geschäftsprozesse

Häufig konzentrieren sich ERP-Systeme nur auf einzelne Geschäftsbereiche und decken nicht alle Prozesse eines Unternehmens ab. Zu den wichtigsten Bereiche gehören Warenwirtschaft, Buchhaltung, Einkauf und Verkauf, CRM oder auch Human Resources. Hier sollte man besonders über einen Wechsel nachdenken, wenn für fundamentale Prozesse auf gesonderte Programme zugegriffen werden muss. Nur ein ERP-System, das wirklich alle wichtigen Prozesse unterstützt, ist dauerhaft als Lösung geeignet.

Ob die aktuelle ERP-Software eine Fehlentscheidung war oder technologisch nicht mehr aktuell ist – man sollte die oben genannten Faktoren laufend überprüfen, um sofort ein nötigen Wechsel zu erkennen. Denn auf Dauer können mit dem falschen System, hohe und unnötige Kosten entstehen. Sobald die Entscheidung für einen Austausch gefallen ist, folgt eine gründliche Analyse.

Schritt 2: Vorbereitungsphase

Eine präzise Analyse und Vorbereitung ist mit unter der wichtigste Schritt bei der Einführung des neuen Systems. Sie schafft ein sicheres Fundament und erleichtert die anschließende Auswahl der Einführungspartner, sowie die Durchführung des Projektes

Analyse der aktuellen Situation

Damit die Zusammenarbeit mit dem späteren Einführungspartner reibungslos funktioniert, ist es notwendig den aktuellen Zustand des Unternehmens zu dokumentieren. Hierzu gehören eine Aufstellung der aktuellen IT-Applikationsarchitektur, sowie der Prozesse. Man sollte sich klar machen, wo aktuell die Probleme liegen und diese genau festhalten. Bei der Ist-Analyse sollte man die folgenden Bereiche genau dokumentieren:

  • Vertriebskanäle
  • Artikelmanagement
  • Zahlungsarten & Zahlungsdienstleister
  • Fakturierung
  • Buchhaltung
  • Einkauf
  • Lagerführung
  • Dropshipping
  • Retouren
  • Logistik

Festlegen der Anforderungen

Vor Beginn des Projektes sollte ein Lastenheft erstellt werden, dass alle Anforderungen an das neue System festhält. Das Unternehmen sollte ganz eindeutige und intern abgestimmte Vorstellungen von der neuen Software haben. So können die Anforderungen präzise und leicht an den späteren ERP-Partner übergeben werden. Das Lastenheft hilft bei einer sorgfältigen ERP-Auswahl und ist im Anschluss ein Controlling Instrument bei der erfolgreichen Einführung eines ERP Systems.

Ressourcen

Eine ERP-Einführung nimmt viel Zeit und auch Mitarbeiter in Anspruch. Deswegen sollte man frühzeitig die richtigen Personen für das Projekt auswählen und von derzeitigen Projekten entlasten. So können sich die Projektteilnehmer voll und ganz auf die Einführung konzentrieren und sin nicht durch das Tagesgeschäft abgelenkt. Bei der Auswahl der Personen sollten „umgänglich“ und „nicht so wichtig für aktuelle Projekte“ keine Kriterien sein. Nur die kompetentesten Mitarbeiter sollten an einem so weitreichenden Projekt beteiligt sein

Einbeziehen des Endanwenders

Häufig kennt keiner der führenden Angestellten alle internen Geschäftsprozesse, da manche oft nur von einer Hand voll Anwender gebraucht werden. Daher ist gerade bei der Aufstellung von Problemen und Anforderungen die Einschätzung der Anwender nötig. Zudem sollte unter den Endusern eine hohe Akzeptanz gegenüber dem neuen System gegeben sein. Eine Ablehnung kann auf Dauer eine optimale Ausschöpfung des Leistungspotenzials blockieren. Um einer derartige Ablehnung zu verhindern, sollte man betroffene Mitarbeiter von Anfang an mit einbeziehen und immer wieder über den aktuellen Stand des Projektes unterrichten.

Externer Berater

Ein professioneller Rat von einem externen Berater kann oft sinnvoll für Projekt sein. Ist in einem Unternehmen kein Spezialist für ERP-Projekte vorhanden, fehlt es an Methodenkompetenz und Marktkenntnissen. Ein Berater hingegen ist mit den potenziellen Problemen, aber auch Lösungen dieser Thematik vertraut und kann mögliche Krisen schnell entgegenwirken.

ERP-Projekte sind Chefsache

Eine Erfolgreiche Einführung eines ERP Systems, bezieht alle Unternehmensbereiche mit ein und betrifft daher viele Mitarbeiter. Die zuvor analysierten Unternehmensabläufe müssen oft reorganisiert werden. Hierfür müssen die Entscheidungen aus der Führungsebene getroffen werden. Zudem kann durch die Projektleitung des Managements ein Entscheidungs-Vakuum vermieden werden, das oft durch ein nicht vorhandene Zielfestlegung und -durchsetzung entstehen kann.

Schritt 3: Evaluationsphase

  • Anbieter unterscheiden sich im Funktionsumfang und der eingesetzten Technologie, eigenen sich für manche Branchen Fertigungstypen mehr oder weniger
  • Lastenheft erstellen und somit die Anforderungen zu priorisieren
  • Testaccounts erstellen
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Schritt 4: Realisierungsphase

  • Meilensteine setzen
  • Konsequentes Projektmanagement und Controlling
  • Einführungsmethodik

Sobald man sich für ein System entschieden hat, beginnen die fünf Schritte zur Einführung. Diese sind Kick-off, Soll-Konzeption, Customizing & Implementierung, Rollout & Implementierung und schlussendlich der Go-Live. Hierbei bedarf es ständiger Kontrolle und ein konsequentes Projektmanagement, damit alle gewünschten Ziele rechtzeitig und vollständig erreicht werden.

1. Kick-Off

Der erste Schritt besteht aus einem Meeting mit dem Projektteam des ERP-Anbieters. Hier wird gemeinsam ein Projektplan erstellt in dem der Ablauf genau festgehalten wird. Es werden sowohl die Zuständigkeiten, als auch die Meilensteine definiert, um eine klare Projektabwicklung zu erreichen.

2. Soll-Konzeption

Im Anschluss werden gemeinsam die Prozesse des Unternehmens modelliert. Hierbei werden die Unternehmensprozesse meist dem ERP-System angepasst, da dieses ein bestehendes und nicht leicht zu veränderndes Konstrukt darstellt. Sollten jedoch zwingend notwendige Änderungen am System bestehen werden diese in Konzeption mit aufgenommen. Gleichzeitig werden neben Workflows des Unternehmens beispielsweise noch die Absatzkanäle, die Retouren und das Lager optimiert.

3. Customizing & Implementierung

Im Anschluss werden anfallende Individualisierungen innerhalb des Systems umgesetzt. Hinzu kommt die Übernahme der Altdaten aus dem vorherigen System, sowie die Einrichtung eines Test-Systems. So können auftretende Probleme noch vor dem Go-Live beseitigt werden. Um eine optimale Nutzung des Systems gewährleisten zu können, bietet sich eine Systemschulung für die späteren Keyuser an. Am Ende dieser Phase erfolgen schlussendlich noch ein Testbetrieb in Staging-Umgbung, sowie die Abnahme der Meilensteine. So kann am Ende nochmal der Erfolg des Projektes geprüft werden.

4. Roll-out & Implementierung

Kurz bevor man das neue System einsetzt, wird eine individuelle Dokumentation erstellt, die den Usern bei der späteren Anwendung der Software hilft. Sollte das Unternehmen noch Hardware für den Betrieb der Prozesse benötigen, wird diese jetzt vor Ort eingerichtet.

5. Go-live

Während der Startphase erfolgt oft eine vor Ort Betreuung durch den ERP-Hersteller, da gerade am Anfang oft vermeidbare Probleme entstehen. Zudem kann ein Projektmanager des Herstellers jetzt noch eine dezidierte Erfolgskontrolle durchführen.

Schritt 5: After Go-Live

Ihr ERP-Projektteam hat die Ziellinie überquert – Sie sind live gegangen! Sie haben eine erfolgreiche Einführung eines ERP Systems hinter sich gebracht. Alles, was noch zu tun bleibt, ist die Unterstützung der Produktionsumgebung, richtig?

Nicht ganz. Die Post-Go-live-Optimierung ist eine Phase, die in Ihren ERP-Projektplan aufgenommen werden sollte und oft übersehen wird. Während dieser Phase sollten Sie die Anwender in der Produktionsumgebung mit Schulungen, Kommunikation und Problemlösungen durch Ihr Support-Team unterstützen.

Diese Phase ist von wesentlicher Bedeutung, da der erste Eindruck von einem neuen ERP-System und die Fähigkeit Ihrer IT-Abteilung, dieses zu unterstützen, den Ton für die Benutzerakzeptanz angeben.

Sollten Sie Unterstützung für Ihr anstehendes ERP Projekt benötigen, oder sind Sie schon mitten drin, bemerken aber, dass das Projekt nicht ganz so verläuft wie Sie es sich vorgestellt haben?

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